Blog

Jak udržet pořádek nejen v marketingových dokumentech?

Víte, že Fusio můžete pohodlně využívat také pro správu marketingových šablon a materiálů, ale i ostatních firemních dokumentů? U nás ve firmě používám Fusio složky Marketingové materiály, Šablony dokumentů a Specifikace produktů pro přehledné uložení dokumentů, jejich snadnou distribuci kolegům, hlídání pravidelných revizí i pro kontrolu používání jejich aktuálních verzí.

Zde je 6 Fusio funkcí, které pomůžou udržet pořádek nejen v marketingových materiálech i Vám:

1. Dokumenty vždy po ruce a snadno k nalezení

Fusio nabízí přehledné prostřední pro ukládání dokumentů ve formě seznamů a podseznamů se samotnými přílohami, takže zde rychle cokoli najdete – i díky možnosti filtrování a zařazení dokumentů podle příslušného Typu, Podkategorie, Správce nebo Data.

Když potřebujete přidat novou přílohu, můžete soubor do Fusio lehce přetáhnout pomocí Drag and Drop, případně označit více souborů a ty pak rychle hromadně do Fusio uložit (přes klávesu Ctrl/Shift)

Správa dokumentů Fusio - Přehledné uspořádání dokumentů v seznamech a podseznamech Fusio

Uspořádání dokumentů v seznamech a podseznamech Fusio

2. Přehledné uložení

Když přikládáte novou přílohu, můžete ji pojmenovat tak, aby byla později snadno k nalezení a nastavit, jestli ji chcete pouze přidat do seznamu Fusio nebo také rozeslat ostatním kolegům do e-mailu, aby si mohli nový dokument rovnou prohlédnout, vytisknout a začít používat.

Správa dokumentů Fusio - Automatické sdílení dokumentu přes e-mail s kolegy

Uložení a výběr typu sdílení dokumentu s kolegy

3. Automatická distribuce a sdílení

Všem kolegům, kteří mají ve Fusio nastavenou příslušnou uživatelskou roli, např. Obchodník, ihned přijde e-mail s upozorněním, že jste přidali nový dokument, ten je ve zprávě také přiložen společně s komentářem či poznámkou. Praktické je, že takové upozornění do e-mailu chodí jen tomu, pro koho je zpráva potenciálně zajímavá a neobtěžuje ostatní kolegy, např. z účetního oddělení, kteří by zprávu považovali spíš za spam.

Správa dokumentů Fusio - E-mailové upozornění a zpráva s nově přidaným dokumentem v příloze

E-mailové upozornění a zpráva s nově přidaným dokumentem v příloze

4. Nastavení četnosti revize a kategorizace

Při ukládání nový dokument snadno zařadíte do příslušné Kategorie tak, aby byl seznam co nejvíce přehledný, a nastavíte Četnost revize, neboli, za jak dlouho Vám má systém automaticky připomenout, že je třeba zkontrolovat aktuálnost dokumentu.

Správa firemních  dokumentů Fusio - Nastavení data, do kdy bude třeba dokument zkontrolovat a aktualizovat

Nastavení data, do kdy bude třeba dokument zkontrolovat a aktualizovat

5. Upozornění na potřebnou aktualizaci

Na aktualizaci dokumentů tak nemusíte příliš myslet, jakmile uplyne nastavená doba jejich platnosti, přijde Vám do e-mailu automaticky seznam, které konkrétní dokumenty jsou příliš dlouho neaktualizované a je třeba na ně mrknout a poupravit je.

Správa firemních dokumentů Fusio - E-mailové upozornění na dokumenty, které byste již měli aktualizovat

E-mailové upozornění na dokumenty, které byste již měli aktualizovat

6. Kontrola používání platných verzí dokumentů

Díky Fusio máte také přehled, jestli kolegové používají aktuální verze dokumentů. Po vložení vyplněné šablony, jako je např. Záznam z jednání, kolegou do Fusio, Vám dorazí do e-mailu zpráva i s inkriminovaným dokumentem, který můžete pohodlně otevřít a zkontrolovat, příp. spolupracovníky upozornit, že používají neplatnou verzi, a že je ve Fusio již k dispozici verze nová.

Správa dokumentů Fusio - E-mailové upozornění na nově uložený dokument vytvořený s využitím šablony

E-mailové upozornění na nově uložený dokument vytvořený s využitím šablony

Vaše jméno

Váš email

Vaše telefonní číslo

Zpráva

Souhlasím s Podmínkami zpracování osobních údajů
Podmínky zpracování osobních údajů

Tyto webové stránky používají cookies. V případě, že souhlasíte s jejich použitím, klikněte na tlačítko "Souhlasím" níže. Detaily, jak s Vašimi daty nakládáme, najdete na stránce Podmínky zpracování osobních údajů.