Pokud vás titulek článku zaujal, nejspíš víte, co jsou to KPI a co je Balanced Scorecard. Značnou část uživatelů Fusio tvoří manažeři a ty samozřejmě ukazatele výkonnosti zajímají – jsou důležitým podkladem pro jejich rozhodování.
Fusio pomáhá zákazníkům zajistit hladký chod jejich procesů. A procesy je třeba měřit. Protože jen to, co jsme schopni změřit, jsme schopni i řídit. A to, co měříme a vyhodnocujeme, máme tendenci zlepšovat. Je tedy logické pracovat s klíčovými ukazateli přímo v aplikaci.
Realizace je, tak jako vždy v případě Fusio, možná mnoha způsoby. Podle potřeb, požadavků a třeba i zvyklostí konkrétního zákazníka. Pojďme se podívat na jednu konkrétní možnost – jak s ukazateli pracuje naše sesterská společnost STAND CZ. Uvidíte, že nejde o nic složitého. Implementace byla hotová za pár hodin.
Základem je agenda, představující seznam samotných ukazatelů. Tento seznam využívá data ze dvou podseznamů, v nichž jsou evidovány plánované a aktuální (výsledkové) hodnoty pro jednotlivé ukazatele. Relevantní hodnoty z podseznamů jsou přenášeny do “rodičovského” seznamu ukazatelů, pro každý KPI je tak zobrazena aktuálně platná plánovaná hodnota a aktuální výsledek (skutečný stav). Pro možnost rychlého vyhodnocení stavu je používáno procento plnění plánu a jsou stanoveny dva mezníky, nazvané Kritický práh plnění a Varovný práh plnění. Pokud plnění poklesne pod kritický práh, je u ukazatele zobrazena červená vlajka, indikující, že něco je opravdu špatně. Překračuje-li % plnění kritický práh, ale je pod hodnotou pro varovný práh, zobrazuje se vlajka oranžová. Nad tímto prahem je vlajka zelená – rychlým pohledem lze tedy snadno posoudit situaci, na tuto barevnou škálu jsme zvyklí ze semaforu.
Každý KPI má samozřejmě přiřazen zodpovědnou osobu, které pravidelně chodí přehledný report, stejně jako osobě přímo nadřízené. Jak a kdy probíhá doplnění hodnot do seznamu “KPI – Plánované hodnoty”, je asi jasné. Obvykle na začátku obchodního roku je stanoven plán vývoje ukazatele a zadán do Fusio.
Co se týká výsledkových hodnot, možnosti jsou dvě. Některé hodnoty zadávají zodpovědní uživatelé do Fusio “ručně”, většina je ale aktualizována automaticky ze souvisejících agend. Vyhodnocována je například průměrná spokojenost zákazníků, zadaná po ukončení dodávky přes webový formulář. Hodnota výsledku je datovou pumpou aktualizována denně, vyhodnocován je průměr za aktuální měsíc. Kritický a varovný práh je v tomto případě samozřejmě nastaven vysoko – konkrétně na 98, resp. 99%. Vedení společnosti i další pracovníci mají hodnotu plnění zobrazenou na interaktivní dlaždici, stejně jako celou řadu dalších ukazatelů. Přístup k jednotlivým ukazatelů je samozřejmě vázán na přístupová práva dle uživatelských rolí, vedení se však rozhodlo v tomto případě naprostou většinu ukazatelů zpřístupnit všem pracovníkům.
Vedle ukázky zmíněné dlaždice vidíte i další, označenou “FD přístup ke stroji”. V tomto případě se jedná ukazatel, kterým společnost sleduje, ke kolika multifunkčním zařízením, pronajatým zákazníkům v rámci služby FlexiDoc, má přímý přístup pro aktivní monitoring. Ten jí totiž umožňuje nejen efektivně plánovat dodávky spotřebního materiálu díky průběžné informaci o stavu, ale i proaktivní servis. Třeba, když podavač papíru uspěje příliš často až na podruhé, zákazník vlastně nic nepozná, ale servis ví, že v brzké době hrozí potenciální porucha a stroj vyladí dříve, než k ní dojde.
Společnost si v tomto případě stanovila jako cílový stav (indikovaný zelenou barvou) pro letošní rok přístup k 80% strojů, které má “v terénu” u zákazníků. Ne vždy byl totiž dříve přístup zprovozněn a technici musí postupně se zákazníky dohodnout potřebné nastavení na firewallech apod. Pod 80% je nastaven varovný práh a pod 70% kritický práh. Aktuální plnění je (po zaokrouhlení) na úrovni 60%, což indikátor na dlaždici přehledně ukazuje. A všichni zainteresovaní tedy vědí, že je ještě co dohánět.
Pokud probíhá aktualizace hodnoty automaticky (týká se to třeba plnění prodejních plánů, kde jsou hodnoty navázány na data z uzavřených smluv nebo zmíněného přístupu ke multifunkčním zařízením, kde je hodnota přebírána ze seznamu strojů), není třeba hlídat četnost aktualizace. Pokud ale hodnotu doplňuje, jak už bylo zmíněno, v některých případech “ručně” uživatel, mohlo by se stát, že nebude dostatečně aktuální. Řešení je jednoduché – jako vždy jsou v tomto případě ve Fusio využity reporty. Každý ukazatel má nastavenou plánovanou četnost aktualizace ve dnech. Pokud je poslední známá hodnota starší než je povoleno, je uživatel upozorněn reportem. Pokud nezjedná nápravu ve stanoveném termínu, další report eskaluje situaci k nadřízenému. A jak asi chápete, těchto případů tedy moc není 😉